Durant l'Ancien Régime, le personnel de la municipalité stéphanoise est presque inexistant ; l'organisation administrative reste encore embryonnaire dans la deuxième moitié du XVIIIème siècle. Le développement d'une administration communale est lié à la conquête par la municipalité de son autonomie administrative, financière et judiciaire, suite à l'affranchissement de l'autorité seigneuriale. Saint-Etienne, acquiert, seulement en 1534, une autonomie partielle. Malgré de nombreux conflits entre les représentants des Stéphanois et leur seigneur, la situation restera en l'état jusqu'à l'achat de Saint-Etienne par le Roi de France en 1787.
L'administration se compose alors de Consuls puis d'Echevins à partir du milieu du XVIIIème siècle, assistés de conseillers élus. A cette époque, il n'y a même pas de greffier pour tenir les registres de délibérations des assemblées de ville ; c'est un notaire qui est appelé pour en dresser procès-verbal. Il faut une injonction royale en 1636 pour qu'un secrétaire soit recruté pour 3 ans. Les délibérations conservées font état des difficultés récurrentes : faiblesse des recettes (essentiellement l'octroi depuis 1667), mauvais état de la maison commune, des voûtes du Furan, manque de fontaines (il n'y en a qu'une place du Peuple) ; les questions de voirie et d'urbanisme qui sont une prérogative seigneuriale sont négligées. Les exemples d'impuissance administrative abondent.
Après les édits royaux de 1764-1765 réorganisant l'administration municipale, une délibération du 8 novembre 1767 fixe le premier projet de modernisation administrative ; on voit alors apparaître un embryon d'administration à côté des Echevins :
- un secrétaire-greffier, chargé de consigner les délibérations municipales, de garder les archives,
- un mandeur, chargé de porter les lettres et les convocations,
- un tambour-major, pour annoncer les décisions à la population,
- un joueur de flageolet ou fifre,
- un fontainier chargé de l'entretien de la fontaine,
- un receveur-trésorier, chargé de percevoir les recettes de l'octroi et de garder la caisse des deniers publics,
- un balayeur des places publiques.
Les comptes municipaux permettent de connaître les salaires de ces " fonctionnaires " et parfois même quelques détails sur leur condition d'exercice. Les gages sont versés annuellement, au mieux par semestre. Ils ne sont parfois réglés qu'au terme de 3 ans. Les tambours ont droit tous les 3 ans à un manteau neuf avec un écusson en argent aux armes de la ville. Le secrétaire-greffier avance sur ses deniers personnels les dépenses en fournitures de bureau, qui lui sont remboursées en fin d'année, quand ce n'est pas au bout de 2 ans. Mais il finit par bénéficier d'un appartement de fonction à l'hôtel de ville pour " nécessité de service " afin de veiller sur les archives ! Encore lui faut-il payer le loyer.
Ce personnel veillait seulement à la bonne marche des rouages administratifs ; le secteur opérationnel, constitué essentiellement des travaux, était confié à un adjudicataire. C'est ainsi que Pierre-Antoine Dalgabio est chargé en 1780 de la direction des travaux d'adduction d'eau (remplacement des " bourneaux " en sapin par des conduites de fonte) de la plaine de Champagne à la seule fontaine de la ville, place du Peuple, et de l'installation de deux autres fontaines publiques à Chavanelle et à Roannelle.
