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Recherches et consultation

L'abécédaire des archives

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L'abécédaire explique les mots employés parfois et parfois entendus en salle de lecture comme dans les bureaux des archivistes : mots courants, termes technique, jargon professionnel.

A comme accroissement, achat...

Accroissement

Ensemble des procédures par lesquelles s'enrichissent les fonds et collections d'un service d'archives.

Achat

Entrée de documents ou de fonds à titre onéreux, à la différence du versement, du don, de la dation et du dépôt qui se font à titre gratuit.

Acte notarié

Acte passé devant un notaire qui en garantit l'authenticité.

Action culturelle ou médiation culturelle

Activités d'un service d'archives destinées à faire connaître au public l'existence et l'intérêt scientifique ou artistique des fonds et collections qu'il conserve et à les mettre ainsi en valeur par le biais d'expositions, de conférences, de publications, de visites etc.

Annuaire

A ne pas confondre avec les annuaires téléphoniques, les annuaires répertorient dès la seconde moitié du XIXème siècle les commerces et les industries locales puis la population stéphanoise dès 1906. Le classement se fait par métiers pour les professionnels et par ordre alphabétique et par rues pour les particuliers.

Archivage

Transfert de documents qui ont cessé d'être d'utilité courante dans un local de stockage ou dans un service d'archives compétent pour les recevoir. Le verbe correspondant est archiver.

Archives

Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. On compte les archives audiovisuelles, figurées, électroniques, orales... Si les archives proviennent d'un service public, on parle d'archives publiques. Dans le cas contraire, il s'agit d'archives privées.

Archives anciennes

Documents antérieurs à 1790.

Archives des communes rattachées

Fonds des anciennes communes indépendantes (Valbenoite, Outrefuran et Montaud de 1790 à 1855 et Beaubrun de 1843 à 1855) devenues depuis des quartiers de Saint-Etienne. On y ajoute les communes de Terrenoire, Saint-Victor-sur-Loire et Rochetaillée, rattachées respectivement en 1969 pour les deux premières et en 1972 pour la dernière.

Archives contemporaines

Documents postérieurs à 1940 ou 1983 (la limite est fluctuante aux Archives municipales de Saint-Etienne).

Archives courantes

Documents qui sont d'utilisation habituelle et fréquente pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et qui sont conservés pour le traitement des affaires.

Archives historiques

Documents conservés sans limitation de durée pour la documentation historique de la recherche.

Archives modernes

Documents postérieurs à 1790 et antérieurs à 1940 ou 1983 (la limite est fluctuante aux Archives municipales de Saint-Etienne).

Article

Ensemble de pièces de même provenance, se rapportant à un même objet ou à une même affaire et dont l'importance matérielle n'excède pas la capacité d'une unité de conditionnement. L'article constitue tout à la fois l'unité (intellectuelle) de description et l'unité (matérielle) pour la cotation, le rangement et la communication des documents d'archives. Chaque article est individualisé par une cote et une analyse. Il convient de distinguer l'article du dossier (niveau intellectuel de classement et de description) et de la boîte d'archives (conditionnement matériel).

B comme bibliothèque, BMS...

Bibliothèque

Les Archives municipales conservent une collection d'ouvrages d'archivistique, d'histoire locale et administrative fort de 5000 unités environ.

BMS

Abréviation que l'on retrouve dans les registres et les répertoires paroissiaux qui signifie : baptême, mariage, sépulture (équivalent de naissance, mariage, décès dans les registres de l'état civil).

Bulletin du Conseil municipal

Registre imprimé des débats et des décisions des membres du Conseil municipal sur les affaires qui ont été examinées et débattues par eux. La collection des Archives municipales débute à partir de 1881.

C comme cadastre, cadre de classement...

Cadastre

Documents qui permettent la délimitation des propriétés foncières pour déterminer le montant de l'impôt foncier. Le cadastre se compose des plans, de l'état de section (légende du plan) et de la matrice cadastrale (voir la définition).

Cadre de classement

Selon leur date, les archives sont classées dans un cadre particulier.
les archives antérieures à 1790 sont référencées avec des doubles lettres (GG pour les registres paroissiaux...).
Les archives modernes (1790-1940 ou 1983) sont classées suivant des lettres uniques (E : état civil, H : affaires militaires, M : bâtiment communaux...).
Les archives postérieures à 1940 ou 1983 sont cotées en W, lettre synonyme des archives contemporaines.
Les cadres de classements des archives communales et des archives départementales sont différents.

Calendrier républicain

Adopté par la Convention le 24 novembre 1793, le calendrier républicain ou révolutionnaire fixe le début de l'année au 22 septembre. Celle-ci est partagée en 12 mois de 30 jours plus 5 jours complémentaires. La division en semaines est supprimée et chaque mois est partagé en 3 décades. Ce calendrier reste en vigueur rétrospectivement à partir du 22 septembre 1792, jour de la proclamation de la République jusqu'au 31 décembre 1805 date à laquelle Napoléon rétablit le calendrier grégorien.

Carte de lecteur

Carte délivrée par un service d'archives, accordant à son titulaire durant sa période de validité l'accès à la salle de lecture.

Classement

Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d'archives.

Collection

Réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support par opposition au fonds d'archives constitué de façon organique par un producteur.

Communication

Une des missions fondamentales d'un service d'archives consiste à mettre les archives en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation à disposition du public et des administrations.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article.

D comme dates extrêmes, dation...

Dates extrêmes

Dates la plus ancienne et la plus récente d'un dossier.

Dation

Procédure juridique par laquelle des biens culturels (entre autres des documents ou des fonds d'archives) sont acceptés par l'État en paiement d'obligations fiscales (droits de succession, impôts ...), et qui constitue un mode d'entrée de documents ou de fonds dans un service d'archives.

Dépôt

Procédure par laquelle la conservation matérielle et la gestion d'archives sont confiées à un service d'archives public à titre temporaire et révocable, sans transfert de propriété, et qui constitue un mode d'entrée. La personne physique ou morale concluant un contrat de dépôt avec un service d'archives est appelé déposant. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents déposés.

Dérogation

Autorisation administrative exceptionnelle, individuelle et nominative de consulter des documents d'archives publiques conservés dans un service d'archives public avant l'expiration de leur délai de communicabilité.

Don

Remise de documents ou de fonds dans un service d'archives résultant d'une cession de propriété par une personne privée, physique ou morale, faite à titre gratuit et sanctionnée par un acte écrit dans les formes juridiques.

Droit de représentation

Somme d'argent exigible par un service d'archives pour l'utilisation, commerciale ou non, de la reproduction d'un document.

Droit de reproduction

Somme d'argent exigible par un service d'archives, représentant la contrepartie de la reproduction, sous quelque forme que ce soit, de document de toute nature conservé par ce service.

E comme élimination

Elimination

Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique.

F comme fantôme, fiche d'inscription...

Fantôme

Fiche qui prend la place du document sur l'étagère quand il est consulté par un lecteur.

Fiche d'inscription

Formulaire destiné à être complété par toute personne venant pour la première fois dans un service d'archives désireuse de consulter des documents en salle de lecture.

Fonds

Ensemble de documents de toute nature constitué de façon organique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection.

G comme GED

GED

Gestion électronique des documents. C'est l'ensemble des systèmes d'information permettant la numérisation de documents, leur stockage, leur consultation à l'écran, leur identification, leur impression.

I comme instrument de recherche, inventaire

Instruments de recherche

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs. Les différents instruments de recherche sont du plus général au plus particulier :

les états des fonds

les guides

les catalogues

les répertoires

les bordereaux de versement

les inventaires

Inventaire

Terme employé dans le langage courant comme synonyme d'instrument de recherche.

J comme journal officiel

Journal officiel

Organe officiel du gouvernement français depuis 1848, date à laquelle il succède au Moniteur officiel. Toutefois, par l'imprécision de son titre, la collection du Moniteur (cotée en 5 A 1) s'arrête aux Archives municipales en 1868 pour laisser la place au Journal officiel (coté en 6 A 1).

L comme legs, liasse...

Legs

Don de documents résultant de l'exécution d'un testament.

Liasse

Unité matérielle de conditionnement se présentant sous la forme d'une chemise cartonnée entourée d'une sangle destinée à contenir et à protéger des pièces ou des dossiers. L'enliassage (mise en liasses) est un des modes traditionnels de conditionnement des archives.

Liste électorale

Document qui répertorie de manière alphabétique les personnes pouvant voter. Les femme n'y apparaissent qu'en 1946. Les Archives municipales conservent ces documents dès 1874. A partir de 1948 les listes électorales sont établies par quartier (bureau de vote). On y trouve les informations suivantes : nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, domicile.

M comme matrice cadastrale, médiation culturelle...

Matrice cadastrale

Registre récapitulatif donnant pour chaque propriétaire la liste de ses biens et leur évaluation. La matrice constate également les changements et nouvelles attributions au compte d'un propriétaire.

Médiation culturelle ou action culturelle

Activités d'un service d'archives destinées à faire connaître au public l'existence et l'intérêt scientifique ou artistique des fonds et collections qu'il conserve et à les mettre ainsi en valeur par le biais d'expositions, de conférences, de publications, de visites etc.

Mètre-linéaire

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.

Microfiche

Film photographique se présentant en feuilles rectangulaires comportant une ou plusieurs images de document(s) de dimension très réduite(s), résultant de leur reproduction.

Microfilm

Film photographique se présentant en rouleau ou en bande comportant une série d'images de documents de dimension très réduites, résultant de leur reproduction.

Moniteur

Organe officiel du gouvernement français de 1789 à 1848, date à laquelle il laisse la place au Journal officiel. Toutefois, par l'imprécision de son titre, la collection du Moniteur (cotée en 5 A 1) s'arrête aux Archives municipales en 1868 pour laisser la place au Journal officiel (coté en 6 A 1).

P comme pièce

Pièce

La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...).

R comme registre d'état civil...

Registre d'état civil

Document qui répertorie de manière chronologique les naissances, les mariages et les décès d'une commune. Il remplace le registre paroissial à partir de septembre 1792. Des répertoires existent pour pouvoir retrouver plus facilement les actes.

Registre de dénombrement de la population ou registre de recensement

Document qui répertorie les recensements nominatifs effectués à Saint-Etienne. Un registre regroupe en général un canton et les personnes recensées sont présentées rue par rue puis par numéro de rue. On y trouve les informations suivantes : composition du foyer avec pour chacun les nom, prénom, âge, profession, lieu de naissance (pas systématique), position dans le ménage (chef, épouse, enfants...).

Registre d'inhumation

Ces documents enregistrent tous les décès jour après jour de 1855 à 1948. Y sont indiqués le nom et les prénoms, l'âge, l'adresse, l'église où a eu lieu la cérémonie religieuse, le cimetière, l'heure de l'inhumation ainsi que l'emplacement et le type de concession. La cause de la mort est parfois indiquée.

Registre paroissial

Document qui répertorie de manière chronologique les baptêmes, les mariages et les sépultures d'une paroisse. Des répertoires existent pour pouvoir retrouver plus facilement les actes. Les registres paroissiaux sont remplacés en tant que document d'Etat par les registres d'état civil à partir de septembre 1792. Après cette date, on parle de registres de catholicité, conservés au diocèse. Le plus vieux registre paroissial conservé aux Archives municipales de Saint-Etienne est celui de Saint-Victor-sur-Loire et date de 1585.

S comme salle de lecture...

Salle de lecture

Salle d'un service d'archives réservée à la consultation des documents.

Sangle

Bande de toile munie d'un ardillon destinée à maintenir des documents en liasse.

Série

Division primaire d'un cadre de classement. Aux Archives municipales, les séries se décomposent en double lettres (GG) pour les archives anciennes, en lettre unique (G, N, R) pour les archives « modernes ». Les archives contemporaines se compose d'une seule série : W.

Service éducatif

Dans un service d'archives, mission d'enseignement à partir de documents originaux ou de leur reproduction, destinée à élargir la connaissance des archives et à initier le public scolaire à leur exploitation et à la connaissance du patrimoine archivistique et à en développer la notion.

Sous-série

Subdivision d'une série.

Sous-sous-série

Subdivision d'une sous-série.

T comme table de concordance...

Table de concordance

Dans un instrument de recherche, liste donnant l'équivalence entre les anciennes et les nouvelles cotes des articles, lorsque le travail de classement a entraîné un changement de cotation

Terrier

Registre renfermant une description détaillée du domaine seigneurial (le seigneur de Saint-Priest pour Saint-Etienne et ses environs), notamment les lois et usages de la seigneurie, les droits et les conditions des personnes, les déclarations relatives au paiement des sommes dues au seigneur. On peut considérer le terrier comme l'ancêtre du cadastre.

V comme versement, vidéodisque

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.

Vidéodisque

Appareil datant de la fin des années 80 qui permet la visualisation des images enregistrées dans son disque. Une partie du fonds L. Leponce était ainsi directement consultable en salle de lecture des Archives municipales jusqu'à son intégration sur le site internet des Archives.


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